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关于征集及移交实物档案的通知

来源: 作者: 发表日期:2019-04-22阅读次数:

各部门:

实物档案是指学校各部门及个人在教学、科研、党政管理和社会活动中,直接形成的具有保存利用价值和历史凭证作用的各种形式的实物,是学校档案的重要组成部分。近些年,在各部门的大力支持和配合下,我校实物档案的收集渐有起色,但收集的力度和全面性还存在差距,还不能为学校许多重要工作提供较为全面的查考利用服务。档案的收集重在利用,利用的前提重在档案收集的全面性,二者相辅相成。为满足省一级档案工作目标管理复评的各项要求,进一步规范学校档案管理工作,加强实物档案的收集管理,充实学校档案资源,以利共享,现面向全校征集实物档案。

  一、征集范围

  1、校属各部门;

  2、在职职工、离退休人员及家属;

  3、曾在学校工作、学习过的职工、校友及家属。

  二、征集内容

  1、各部门及教职工在工作期间获得的市级及以上奖杯、奖牌、奖状、证书等;各部门及个人因工作关系与校外交流产生的非私人赠品、礼品、书画等。

  2、各个时期市级及以上领导人、知名人士以及重要嘉宾来校视察、参观、访问或演讲时的照片、录像带、录音带、文字记录、题词或报道材料等。

  3、学校各个时期使用过的校徽、徽标、工作证、学生证、借书证、毕(结)业证书等。

  4、学校早期教师教案手稿,实验记录、购买或制作的教具、小型仪器设备、工具、模型等。

  5、反映学校历史变迁的老照片、匾额以及带有校名印记的物品及相关实物。

  6、反映或记录学院师生员工参加重大活动、比赛形成的文稿、书画作品、证书、奖杯、奖牌、奖状、锦旗等。

  7、其它有助于了解、研究学校历史和有收藏价值的物品。

  三、征集办法

  1、校属各部门档案员梳理并移交本部门尚未移交的实物原件,涉及部门成员个人市级及以上奖状和证书的需移交彩色电子版。

  2、对愿意将个人收藏的学校校史资料、实物捐赠给学校者,学校档案馆将颁发捐赠证书以示感谢。

  3、对特别珍贵的资料、实物,本人有保存意愿的,学校可代为保管,或由档案馆在进行数字化加工或复制后将原件返还本人。

4、外地实物移交,请与学校档案馆联系后,将实物邮寄到档案馆,所需费用由档案馆支付。贵重实物由档案馆派专人上门办理移交手续。

5、移交实物时均需详细填写移交清单。

  四、征集时间

  1、校属各部门现存实物,由各部门档案员在5月10日之前将实物档案登记造册后向学校档案馆移交。

  2、个人捐赠长期有效,可随时与学校档案馆联系。

档案馆将对征集或移交的实物档案进行分类、整理、编号,并妥善保管。有关业务咨询请联系档案馆913室毛雁鸿、高慧老师,电话:88756024。再次感谢您对学校档案工作的大力支持!

 

                         档案馆  

                         2019年4月10日

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